Een omvangrijk event op de zaak

Recent hebben wij voor een van onze vertrouwde opdrachtgevers een sfeervol personeelsfeest mogen verzorgen. Na de uitdagende corona jaren waren wij natuurlijk zeer verheugd toen ze ons weer wisten te vinden. Na het eerste oriënterende gesprek werd het snel duidelijk welke kant ze graag op wilden gaan. Vanuit stilstand zijn we in een regelrechte hectische periode terecht gekomen, waarin we gelukkig weer onze creativiteit de vrij loop kunnen laten…. Zo gezegd, zo gedaan…. Dan is nu het moment aangebroken om onze opdrachtgever aan het woord te laten, want hoe kijken zij nu terug op het eerste event na jaren niets van dergelijke omvang te hebben kunnen organiseren? 

Fijn dat je de tijd hebt kunnen nemen om wat vragen beantwoorden. Stel je jezelf en je werkgever eerst even kort aan ons voor?

Den Hartog & Bikker, ruim 90 jaar partner in volumelogistiek. Experts in transport, warehousing, copack en insourcing. We verzorgen dit vanuit onze vestigingen in Vuren, Den Bosch, Zoeterwoude en Oss.

Janet Heikoop sinds 2010 werkzaam bij Den Hartog & Bikker en sinds 2018 als officemanager in Vuren. In deze functie ben ik onder andere verantwoordelijk voor alle festiviteiten binnen Den Hartog & Bikker. (Buiten de personeelsvereniging om) Dit keer kreeg ik gezien de grootte van het feest, hulp bij de organisatie van mijn collega’s Richard van Rossum, Lian Blommers, Annelies van Mourik en Nico Zandbergen.  

Er mag weer wat georganiseerd worden en dat was precies wat jullie voor ogen hadden. Wat wilden jullie precies gaan doen en wat voor een eerste ideeën hadden jullie hierbij?

Dit jaar wilden we graag de schade inhalen van de afgelopen 2 jaar. Zoals bij iedereen waren de kerstborrels, nieuwjaarsrecepties en andere feestjes niet doorgegaan. De directie heeft ons gevraagd om een familiefeest te organiseren voor het hele gezin. Het idee daarbij was ook entertainment voor alle leeftijden. Young Events kwam met het idee voor een familie festival met foodtrucks. En eigenlijk werden we daar allemaal heel enthousiast van.  

Wat gaf voor jullie de doorslag om Young Events hiervoor te benaderen?

De ervaringen die we uit het verleden hadden met Young Events zijn goed. Zij hebben onder andere de opening van ons pand in Zoeterwoude verzorgd. Dat was een groot feest, met op vrijdag een opening voor klanten en op zaterdag de opening voor het eigen personeel en hun gezin. Ook daarbij werden de kinderen de hele middag vermaakt met allerlei leuke activiteiten.  

Zijn jullie uitdagingen tegengekomen tijdens de organisatie en hoe hebben jullie dat in samenwerking met Young Events ervaren?

We zijn niet echt uitdagingen tegen gekomen, er was een goede voorbereiding. Door de korte lijntjes en het snelle schakelen werd iets meteen opgelost. Het weer was eigenlijk lange tijd de grootste uitdaging. Dat heb je niet in de hand, dus werd er een ‘ plan B’  gemaakt. Bij slecht weer het springkussen en de draaimolen naar binnen en bij goed weer buiten. Op ochtend van het feest hebben we alle weer apps gezien en de beslissing genomen om alles buiten te zetten. Het was een stralende dag met zon!

Heeft corona een invloed gehad op de invulling, samenstelling en uitvoer van het event? Met andere woorden; zou jullie feest voor corona identiek zijn geweest?

Het feest zou identiek zijn, misschien alleen wat krapper opgezet. We hadden nu de ruimte op ons eigen terrein en die hebben we ook volop benut. We hoorden achteraf ook dat de gasten het erg prettig vonden dat het zo ruim was opgezet.  

Hoe zijn de reacties van jullie gasten na afloop van het event?

Iedereen was super enthousiast en heeft genoten van dit feest. Na een paar maanden wordt er nog steeds vol enthousiasme over gesproken. Het was voor ons een echte familiedag. 

Hoe kijken jullie zo na afloop terug om de samenwerking met Young Events? Zou je vanuit jullie perspectief qua organisatie en/of voorbereiding zaken in de toekomst anders gaan aanpakken? 

We kijken erg positief terug op de samenwerking met Young Events. Kleine details waar je zelf niet bij stil staat, daar denkt Young Events wel aan. En dat geeft zo’n dag net dat beetje extra. Young Events kan een goede inschatting maken wat er op zo’n dag tot zijn recht komt en heeft ons daar goed in geadviseerd.  

Ik wil je hartelijk danken voor de genomen moeite om onze vragen te beantwoorden. Is er nog iets wat je zelf nog graag mee zou willen afsluiten?

Het volgende feestje staat weer op de planning.